「就活で企業にメールを送りたいけど、メールのマナーがまったくわからない……」
このような悩みを抱えている就活生の方はいませんか？
就活をしていると、面接の日程調整・選考の合否連絡など、企業とメールをする回数が自然と増えていきます。
学校では、企業へのメールの書き方を教えられないので、メールのマナーを知らない就活生は意外と多いです。
メールのマナーを知っている就活生は、企業によい印象を持たれるのは間違いありません。
特に既卒の人は、新卒の人と差をつける絶好のチャンスです。
そこで今回は、「就活時に知っておくべきメールのマナー」について詳しく解説していきます！
メールのやりとりしだいで、アピールできるチャンス
企業にメールを送るときのマナーを知っていれば、それだけで大きなアピールポイントになります。
「メールのやり取りが就活生の第一印象を決める」と言っても過言ではありません。
「たかがメールじゃないか……」と思って、安易に対応するのはやめましょう。
ささいな内容であっても、「承知しました」と企業に返信することで、「きちんとメールのやり取りができる就活生」と企業からよい印象を持たれます。
また、企業からメールがきたら、なるべく早く返信することを心がけて下さい。
具体的には、メールがきてから24時間以内に返信するのがベストです。
もし、すぐに返事ができない場合は、「今出先なので、のちほど改めて連絡させていただきます」など、企業に一言メールをいれるようにしましょう。
このようにきちんとメールのやりとりができると、企業に採用してもらえるチャンスが増えます！
既卒の就活でメールアドレスは何を使えばいい？
在学中であれば、就活時のメールアドレスは大学から指定されたものを使う場合が多いです。
しかし、学校を卒業してしまうと、そのようなメールアドレスは使用できません。
そこで、既卒の人は就活時にフリーメールを利用しましょう。
フリーメールはさまざまな種類がありますが、以下の理由からGmailを使うのがオススメです。
- ・迷惑メールフィルターの精度がよく、メールがきちんと振り分けられる
- ・モバイル用のアプリがあるため、スマホからでも手軽にメールを返信できる
また、携帯キャリアのメールアドレスは、就活時に使わないようにしましょう。
PCからのメールを受信できなかったり、添付されたファイルを開けなかったりと、なにかと不便なことが多いです。
既卒の就活時に使うメールアドレスはGmail一択です！
既卒の就活で知っておきたいメールのマナー
既卒の就活では、知っておきたいメールのマナーがいくつかあります。
当たり前ですが、友達にメールをするような感覚で、企業にメールを送ってはいけません。
特に書き方に注意した方がよいのは、以下の4項目です。
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
これらの項目の注意点について、説明していきます。
件名
メールの件名は必ず入れて下さい。
件名はあまり長すぎず、シンプルに用件がわかるように書くのがオススメです。
例えば、「既卒者のエントリーに関するご相談」「来週の面接日程の件」と書くと、相手に伝わりやすいです。
企業の人は、就活生以外の人ともメールのやり取りを毎日するので、膨大な量のメールを確認しなければなりません。
件名が無題だと、企業からの印象は悪くなり、メールを読むのを後回しにされる可能性もあります。
メールの件名は「相手に読んでもらうこと」を考えて、メール本文で伝えたい内容を簡潔に書きましょう！
宛名
本文の最初に宛名を書きましょう。
宛名を書かないと、誰に向けて書いたメールなのかわかりません。
特にメールアドレスが「info@〜」で始まる場合、代表のメールアドレスである場合が多く、複数の人がメールを見る可能性があります。
宛名には、相手の「会社名」「部署名」「名前」を省略せずに書いてください。
もし、部署名や相手の下の名前がわからなければ、会社名と苗字を記載すれば大丈夫です。
- 「株式会社」なども省略せずに書く
- 個人ではなく、団体相手に送る場合の敬称は「御中」
……など、宛名の書き方には細かなルールがあるので注意して下さい。
本文
宛名を書き終えたら、次に自分が何者なのかを記載して下さい。
「初めまして。○○と申します。」など、最初のあいさつとともに、自分の名前を名乗りましょう。
2度目のメールからは、「お世話になっております」といった出だしで始めるとよいです。
もし、何かお礼のメールを送りたい場合は、「先日はありがとうございました」など、簡潔にお礼の言葉を書きましょう。
そして、具体的なエピソードを一緒に記載すると、相手に感謝の気持ちが伝わります。
メールの本文の用件は、20〜30文字を目安に改行しながら、簡潔に書くことを意識して下さい。
ダラダラと長い文章を書くと、読んでいる方も疲れてしまいます。
文章を読みやすくするために、句読点を打つタイミングで改行を入れるのもひとつのテクニックです。
署名
メールの本文の最後に、自分の連絡先をまとめた署名を載せましょう。
署名として記載する項目は……
- 名前
- 電話番号
- メールアドレス
この3項目が一般的です。
企業から折り返しで連絡をもらうことがあるので、メールアドレスだけでなく電話番号を載せて下さい。
いつでも連絡が取れる番号がよいので、携帯電話の番号を載せておくのが一般的です。
また、企業から書類が送られてくる場合があるので、念のため住所も記載しておきましょう。
就活時に署名として記載する内容は、基本的に毎回一緒なので、テンプレートを用意しておくと便利です。
署名内での罫線はできるだけシンプルなモノを使用し、☆などの記号を使うのは避けて下さい。
ビジネスメールということを意識して署名を作成しましょう。
就活のメールで大事なこと
既卒の就活では、メールマナーについて大事なことが3つあります。
まず、「シンプルでわかりやすいメールを書く」ことを心がけましょう。
「簡潔に物事を伝える力」は就職してからも必要となり、特に報告・連絡・相談の場では重要です。
きちんとした文面のメールを送れるかどうかで、企業に与える印象も変わってきます。
つぎに、「企業の人は自分の時間を割いて、メールを読んでくれている」ということを意識して下さい。
企業の人は通常業務をこなしながら、就活生ひとりひとりのメールを確認しています。
その手間を無駄にしないように、「件名を無題にする」「誤字・脱字が多い」といったミスはしないようにしましょう。
そして、「相手を不快にさせず、お互いに気持ちのよいメールのやり取りをする」ことも大事です。
友達にメールを送る感覚で顔文字を使ったり、フランクな文面でメールしたりすると、企業からよい印象を持たれません。
就活時の企業とのメールはあくまでビジネスメールなので、一定の距離感を保つようにしましょう。
まとめ
一度学校を卒業した人は既卒とみなされ、学生扱いはしてもらえません。
「既卒の人は社会人と同じ」と認識されるので、最低限のメールマナーは知っておくべきです。
- ・メールではシンプルに用件を伝え、企業からのメールがきたら必ず返信する
- ・「件名」「宛名」「本文」「署名」の書き方のルールを守る
- ・「相手にメールを読んでもらっている」という意識を持ち、スムーズなやり取りを心がける
このようなメールマナーを知っておくと、既卒の就活でも有利に働きます。
そして、企業とのメールでは「スピード感」を持つことが大事です。
企業からのメールに素早く返信することで、既卒でも印象がよくなり、企業の採用意欲も高まります。
ちょっとしたメールのやり取りから、すでに選考が始まっていると言っても過言ではありません。
きちんとした「メールマナー」を身に付けて、既卒での就活を成功させましょう！
ライター：玉置 博章 Twitter＠tama1226dic1811
